Monday, July 20, 2009

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) MENYATUPADUKAN RAKYAT MALAYSIA

By M.Perry

Istilah Key Performance Indicators ( KPI) kini menjadi bahan perbualan dan perbincangan di kalangan rakyat di seluruh Malaysia.Malah menjadi bahan debat di Parlimen sejak Dato’ Seri Mohd.Najib Tun Razak mengumumkan bahawa KPI akan diperkenalkan dalam pentadbiran kerajaan,malah menilai prestasi menteri-menteri kabinet beliau.

Rakyat Malaysia ingin tahu apakah yang bermaksud dengan KPI dan bagaimanakah KPI akan mendatangkan menafaat kepada mereka.Pada mas yang sama pihak pemimpin Pakatan Rakyat mempersendahkan istilah tersebut,malah mendakwa bahawa pengumuman istilah KPI adalah untuk mengkaburkan dan mengalih perhatian rakyat daripada isu-isu semasa.

Menurut pengumuman Najib, KPI
akan meliputi semua perkara yang berkaitan dengan jentera pelaksana perkhidmatan kerajaan. Agensi-agensi kerajaan perlu mengamalkan pendekatan people-friendly atau mesra rakyat dalam menyampaikan perkhidmatan kerajaan .

Kerajaan kepimpinan Najib amat menyedari bahawa kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan adalah penting dalam melahirkan sebuah masyarakat yang berkualiti sekaligus menjamin
kepuasan rakyat terhadap kerajaan.

Kerajaan semasa kepimpinan Najib mementingkan
pelaksanaan dan prodaktiviti penjawat awam yang berkhidmat dalam pelbagai jabatan dan agensi kerajaan termasuk ahli-ahli kabinet atau menteri dan timbalan-timbalan menteri.

KPI dan KRI juga dijangka akan membantu menjayakan
konsep 1 Malaysia yang berteraskan pada tema Rakyat Didahulukan dan Perkhidmatan Di Utamakan. Pembaharuan pendekatan bagi mengurus pentadbiran kerajaan yang diperkenalkan oleh Najib dijangka akan meningkatkan prestasi serta kualiti perkhidmatan kerajaan, malah kualiti hidup rakyat Malaysia.

Penerimaan dan pengamalan pembaharuan tersebut dikalangan penjawat awam dijangka akan menjana sebuah negara dan rakyat Malaysia yang berjaya dan maju dalam abad 21.

Sehubungan dengan usaha menjana Malaysia sebagai sebuah negara yang maju dan membangun, Najib menengahkan beberapa elemen yang umumnya terkandung dalam masyarakat yang bersifat
competitive dan berjaya. Antara nilai-nilai yang di utarakan oleh Najib sebagai budaya yang harus diterapkan di kalangan rakyat Malaysia (Aspirational values) bagi menjamin kejayaan dalam abad 21 atau adalah :

· Budaya kecemerlangan dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab (Culture of excellence)
· Budaya mementingkan dan menguruskan masa dan meningkatkan kecekapan
(Culture of
Precision)
· Memberanikan untuk menerap perubahan dan menjejah menemui peluang-
peluang baru (Courage to innovate & explore)
· Mementingkan elemen meritokrasi dalam melantik dan menempatkan pejawat awam
berdasarkan Perlembagaan Persekutuan dan Dasar-dasar kerajaan
(Meritocracy in assigning task)
· Menerapkan budaya kesetiaan kepada negara yang tidak berbelah bahagi
(Unwavering royalty)
· Ketabahan dalam menghadapi suasana persekitan yang kurang baik atau bencana
(Preserverance in the face of adversity)
· Mementingkan intergriti dalam semua hal-hal pengurusan dan transaksi (Intergrity
in all
matters)

Apakah yang dimaksudkan dengan istilah
KPI ? Apakah kebaikan KPI kepada orang awam? Soalan-soalan ini menjadi tanda tanya dalam fikiran rakyat umum.

Sesungguhnya, KPI adalah di rujuk kepada penunjuk-penunjuk utama yang digunakan sebagai
kayu ukur untuk mengukur pencapaian sesebuah organisasai bersandarkan matlamat organisasi masing-masing. Ini bermakna, KPI adalah berkaitan dengan pelaksanaan atau performance sesebuah organisasai,malah menjadi penunjuk pencapaian pelaksanaan organisasai masing-masing dalam satu jangka waktu yang tertentu. Ini bermakna, KPI adalah alat pengurusan yang biasanya digunakan untuk mengurus performance.

Pelaksanaan atau Performance yang umumnya dikenali sebagai prodaktiviti sesebuah organisasai boleh dicapai dan dipertingkatkan melalui pengurusan yang cekap dan sempurna. Manakala, pengurusan pelaksanaan pula memerlukan satu pendekatan yang sistematik. Dalam hal ini, para pakar pengurusan menggunapakai KPI sebagai kayu ukur utama bagi mengukur pelaksanaan atau prodaktiviti serta keberkesanan sesebuah organisasi dan anggotanya.

Dengan lain perkataan, KPI boleh ditafsirkan sebagai penunjuk pencapaian sesebuah organisasai dan anggotanya dalam satu jangka masa yang tertentu berlandaskan matlamat organisasinya.

Manakala, Key Result Indicators (KRI) pula adalahlah dirujuk kepada penunjuk-penunjuk utama yang menunjukkan hasil pelaksanaan sesebuah organisasi dan anggotanya. KRI adalah berkaitan secara langsung dengan KPI dalam konteks pengurusan pelaksanaan atau prodaktiviti sesebuah organisasi dan anggotanya.

Najib Tun Razak mengumumkan bahawa kerajaan akan memperkenalkan KPI dan KRI sebagai alat utama dalam mengukur keberkesanan kerja atau prodaktiviti sesebuah Kementerian, Jabatan , agensi kerajaan malah menteri-menteri kabinet beliau.

Umumnya, sebelum KPI ditentukan bagi mengukur pencapaian atau prodaktiviti sesebuah organisasai, perlulah organisasai itu terlebih dahulu menganalisis visi, misi dan matlamat serta mengenal pasti stake holders organisasinya.Penganalisis matlamat (goal) organisasi dengan teliti akan membantu organisasi masing-masing dalam menentukan penunjuk-penunjuk pencapaiannya. Dengan ini jelas bahawa KPI adalah merupakan satu penunjuk utama pencapaian matlamat organisasinya.

Sehubungan ini, setiap organisasi hendaklah membentuk dan menentukan KPI masing-masing dalam usaha mengukur pelaksanaan organisasi masing-masing. KPI yang terbaik adalah KPI yang berlandaskan malah mengambarkan matlamat organisasi dan boleh di ukur. KPI yang telah ditentukan oleh pengurusan dalam sesebuah organisasi hendaklah disebar luas kepada semua lapisan dan kategori anggota organisasi masing-masing melalui pelbagai saluran dan kaedah malah hendaklah difahami dan hayati oleh setiap anggota dalam organisasi.

KPI yang baik harus mempunyai ciri-ciri berikut:

· Pencapaian yang boleh di ukur,
· Matlamat yang dipersetujui lebih awal
· Membayangkan faktor-faktor kejayaan dalam organisasi

Umumnya , KPI yang dianggap terbaik mengandungi ciri-ciri S.M.A.R.T. saperti berikut:

S- Specific (Khusus)
M- Measuarable (Boleh diukur)
A- Achievable ( Boleh dicapai)
R- Relevant ( Bersesuaian)
T- Time based goals ( Jangka masa yang tertentu)

Kesimpulannya, setiap fungsi dan program yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi hendaklah ditumpukan bagi mencapai KPI organisasi masing-masing. KPI sesebuah organisasai akan menunjukkan usaha-usaha yang perlu dilakukan dalam organisasi dalam satu jangka masa yang tertentu untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan lebih awal bagi memuaskan (pelangannya) rakyat,malah akan menunjukkan apakah faktor -faktor kritikal dan penting yang perlu terus di beri tumpuan dalam meningkatkan kecekapan dan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat.

Dalam konteks KPI kerajaan, Najib Tun Razak telah menggariskan malah menetapkan kepuasan rakyat terhadap perkhidmatan kerajaan sebagai KPI bagi kerajaan kepimpinan beliau.

Dalam konteks ini, menteri dan agensi-agensi kerajaan dibawahnya hendaklah menentukan KPI masing-masing bagi mengukur pelaksanaan dan penyampaian perkhidmatan agensi masing-masing kepada rakyat .

Aras Kepuasan rakyat terhadap perkhidmatan yang disajikan oleh agensi-agensi kerajaan akan menunjukkan tahap pencapaian KPI agensi-agensi masing-masing, sekaligus penyempurnaan pelaksanaan perkhidmatan kerajaan yang memuaskan. Kepuasan rakyat yang tinggi terhadap perkhidmatan kerajaan dikalangan rakyat akan membantu meningkatkan sokongan rakyat kepada kerajaan, sekaligus kepimpinan YAB Dato’ Seri Mohd.Najib Tun Razak.

Rakyat yang menganggap bahawa kerajaan telah menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat dengan cekap dan memuaskan akan pasti bersama kerajaan dalam menghadapi cabaran-cabaran yang dijangka akan timbul dalam abad 21.

Dengan ini jelas bahawa KPI diperkenalkan oleh Najib untuk memastikan rakyat mendapat perkhidmatan kerajaan yang cemerlang dan memuaskan hati . Malah KPI membantu mengukur prestasi ahli-ahli kabinet yang dipertanggungjawabkan untuk menyampaikan perkhidmatan kerajaan yang memuaskan jua. Dengan KPI, kualiti perkhidmatan kerajaan kepada rakyat dapat dipertingkatkan di masa-masa akan datang. Malah , cita-cita 'Perkhidmatan Di Utamakan' akan menjadi realiti di Malaysia.

Rakyat Malaysia harus menyedari hasrat murni dan kepentingan KPI diperkenalkan oleh Najib.Menyedari kepentingan KPI dalam perkhidmatan awam, Rakyat harus menyokong usaha KPI diperkenalkan,malah menolak sebarang tokhmahan yang bukan-bukan oleh parti pembangkang terhadap KPI dan konsep 1 Malaysia. Pengenalan KPI adalah satu usaha murni yang diperkenalkan untuk kepentingan rakyat. Parti pembangkang hanya mementingkan dan mengutamakan perkara-perkara yang berkaitan dengan kuasa politik semata-mata.Manakala, kerajaan kepimpinan Najib lebih mementingkan kualiti hidup rakyat Malaysia.

No comments: